01
Radicados que cambian de dependencia sin contexto completo.
El diagnóstico inicial confirma volumen, responsables, fuentes y restricciones antes de configurar la solución.
Alcance acotadoUn proceso, dependencia y conjunto inicial de fuentes.
Fuentes aprobadasEl conocimiento no se incorpora sin propietario y vigencia.
Decisión humanaLa IA asiste; la competencia institucional no se delega.
Evidencia de usoCada consulta y resultado conserva trazabilidad.
El problema operativo
Lo que este piloto busca corregir
02
Términos vigilados en hojas de cálculo o por memoria.
El diagnóstico inicial confirma volumen, responsables, fuentes y restricciones antes de configurar la solución.
03
Respuestas repetitivas que consumen tiempo experto.
El diagnóstico inicial confirma volumen, responsables, fuentes y restricciones antes de configurar la solución.
Flujo propuesto
Cómo se convierte en operación institucional
Recepción y radicaciónCanal web, correo, WhatsApp o documento digitalizado con identidad y anexos.
Clasificación asistidaTipo de petición, tema, entidad competente, datos faltantes y posible riesgo.
Asignación y términoResponsable, ruta, calendario y alertas según reglas aprobadas.
Proyecto con fuentesBorrador apoyado en normativa, procedimientos y antecedentes autorizados.
Revisión y cierreAprobación humana, firma, notificación y expediente íntegro.
Resultado del piloto
Entregables que la entidad puede revisar
La demostración se realiza con usuarios reales autorizados y se cierra con evidencia, brechas y una decisión informada sobre el alcance siguiente.
ENTREGABLE
Bandeja gobernada
Prioridades, términos, responsables, estados y expedientes.
ENTREGABLE
Proyectos trazables
Borradores con fuentes utilizadas y cambios del revisor.
ENTREGABLE
Indicadores reales
Volumen, tiempos, remisiones, vencimientos y causas recurrentes.
Gobierno y garantías
La utilidad no puede sacrificar competencia ni control
✓
No decide ni firmaLa respuesta oficial permanece bajo autoridad del servidor competente.
✓
Calendarios configurablesLos términos se aplican desde reglas jurídicas aprobadas por la entidad.
✓
Datos sensibles protegidosIdentidad, anexos y respuestas se limitan por rol y finalidad.
✓
Trazabilidad solo-agregarCada recepción, consulta, edición, aprobación y notificación queda registrada.
“La IA consulta, prepara, relaciona y alerta. El servidor público competente revisa, decide, autoriza y firma.”
| Fase | Criterio de salida |
|---|---|
| Preparación | Fuentes y responsables aprobados. |
| Configuración | Permisos, reglas y casos de prueba validados. |
| Operación | Usuarios autorizados y trazabilidad activa. |
| Cierre | Resultados, brechas y recomendación documentada. |
Siguiente paso
Prepare una conversación técnica de 45 minutos
Conviene participar con el dueño del proceso, tecnología, jurídica o control interno según el piloto. La reunión identifica un caso viable sin comprometer una contratación.