Consola, roles, territorios, tickets, cronómetro operativo, bitácora solo-agregar, WhatsApp IA, Asesor IA con voz, Copiloto, briefing y entorno gobernado de construcción.
🎯 Resumen ejecutivo — la decisión en dos minutos
ARISTA propone convertir el conocimiento disperso de la entidad en una memoria institucional gobernada, conectada y auditable. Las 11 capacidades de IA atienden y preparan trabajo; los funcionarios competentes revisan, deciden y autorizan; cada fuente, actuación y conexión conserva propietario, versión y evidencia.
01 · PROBLEMAConocimiento fragmentado
Manuales, expedientes, correos y sistemas separados producen demoras, reprocesos y dependencia de la memoria individual.
02 · SOLUCIÓNCerebro institucional federado
Cada dependencia conserva autonomía, pero encuentra y relaciona conocimiento autorizado mediante el Orquestador.
03 · ENTRADAPiloto de 30 días
Una dependencia, 5–10 trámites, fuentes vigentes, casos históricos y equipo real de la entidad.
04 · DECISIÓNEscalar con evidencia
Comparación antes/después en términos, tiempo de ciclo, carga operativa, calidad y experiencia ciudadana.
Lo que se solicita a la entidad
Autorizar un diagnóstico y piloto gobernado, designar dueño del proceso, curador, revisores y enlaces jurídico/TIC; entregar fuentes vigentes y permitir conexiones controladas al proceso elegido.
Una propuesta, cinco lectores
DirecciónImpacto, control y decisión
OperaciónFlujos, roles y carga diaria
JurídicaCompetencia, fuentes y firmas
TICArquitectura, seguridad e integración
ContrataciónAlcance, entregables y aceptación
"No es una gran IA que gobierna a las entidades. Es una red federada donde cada institución conserva su memoria y autoridad, pero puede encontrar, relacionar y compartir conocimiento autorizado."
🏛️ El Orquestador — qué es y por qué el Estado lo necesita
El Orquestador es una estructura de gobierno para el trabajo hecho con inteligencia artificial: la IA prepara respuestas, organiza expedientes, vigila términos y hasta construye las soluciones que la entidad necesita — pero ninguna decisión ni ningún cambio ocurre sin la aprobación de un servidor público competente, y todo queda en una bitácora que no se puede alterar.
Dicho en una frase: es la herramienta que trabaja por su entidad — usted da la instrucción, ella prepara y construye, su gente decide y firma.
⏱️Todo se mide
Cada petición, trámite y actuación con cronómetro automático: los términos de ley dejan de ser una esperanza y se vuelven un indicador.
🔑Todo se firma
La IA nunca decide: prepara. La decisión lleva la firma del funcionario competente — y las críticas, doble firma.
📜Todo queda
Bitácora solo-agregar: quién pidió, quién preparó, quién decidió y cuánto tardó. La trazabilidad se consulta sin reconstruir correos.
La idea en una imagen: el ciudadano pide, la IA prepara, el servidor público decide y firma, la bitácora lo registra todo.
"La pregunta no es si el Estado usará inteligencia artificial — ya la usa, dispersa y sin control. La pregunta es si la usará GOBERNADA: con firmas, con términos y con memoria. Eso es el Orquestador."
🔄 Cómo funciona, paso a paso — el ciclo gobernado
Nueve estaciones que aplican igual a un derecho de petición, a una licencia, a un hallazgo de auditoría o a la construcción de una nueva funcionalidad para la entidad:
Las nueve estaciones del ciclo gobernado — con los términos de ley corriendo a la vista desde la estación 1.
Y algo más: la entidad que construye sus propias soluciones
El mismo ciclo sirve para crear o mejorar soluciones de la entidad. ¿Necesita un módulo de seguimiento, un informe o una automatización? La dirección formula la necesidad, la IA construye una propuesta en un entorno de pruebas, los validadores revisan y la autoridad habilitada decide si se incorpora. El tiempo real depende del alcance, integraciones y controles exigidos.
👥 Los tres roles públicos — la misma jerarquía que usted ya conoce
El Orquestador no inventa cargos: se acomoda a la estructura que la administración pública ya tiene, con la segregación de funciones que exige el control interno (MECI):
La pirámide pública: la estructura que ya existe en su entidad, ahora con la IA como fuerza de trabajo gobernada.
La matriz de autoridad
| Capacidad | 🎖️ Autoridad | 🛡️ Jefe de área | 🎧 Servidor de atención |
|---|---|---|---|
| Atender y registrar solicitudes (con cronómetro) | ✅ | ✅ | ✅ |
| Recibir el apoyo de la IA (proyectos de respuesta, expedientes) | ✅ | ✅ | ✅ |
| Decidir el destino de un caso escalado | ✅ | Solo en su dependencia | ❌ |
| Dirigir a la IA para construir soluciones | ✅ en todo | ✅ solo su dependencia y presupuesto | ❌ |
| Firma final de lo crítico (doble firma) | ✅ indelegable | ❌ (solo primera firma) | ❌ |
| Crear/suspender actores y asignar dependencias | ✅ | ❌ | ❌ |
| Pausar la operación completa | ✅ | ❌ | ❌ |
Las tres puertas de entrada del trabajo
🙋Desde el ciudadano
Peticiones, quejas, trámites: la puerta del servicio — con términos de ley vigilados desde el primer minuto.
🛡️Desde los jefes de área
Mejoras que la propia dependencia detecta: "este trámite se puede automatizar". La puerta de la eficiencia.
🎖️Desde la dirección
Las metas del plan de desarrollo convertidas en instrucciones ejecutables y medibles. La puerta de la política pública.
🛡️ Transparencia y anticorrupción — el argumento de fondo
La corrupción y la ineficiencia viven en los mismos lugares: la discrecionalidad sin registro, el expediente que "se pierde", el término que nadie vigila, la decisión que nadie firma. El Orquestador ataca exactamente esos lugares — no con discursos, sino con arquitectura:
| Control del sistema | Cómo opera | Lo que ataca |
|---|---|---|
| Segregación de funciones | Quien radica no decide; quien prepara no firma; quien firma no borra. | La concentración de poder en un solo funcionario |
| Términos con cronómetro | Cada petición nace con su término de ley corriendo y alertas antes del vencimiento. | El silencio administrativo y las sanciones |
| Doble firma en lo crítico | Actos, pagos y cambios importantes exigen dos firmas separadas — como el ordenador del gasto. | La decisión unilateral sin control |
| Bitácora solo-agregar | Cada actuación queda con autor, fecha y soporte; las correcciones se incorporan como nuevos eventos. | El expediente que se pierde o cambia sin explicación |
| Presupuesto por dependencia | El consumo de recursos de IA de cada área está medido y con tope. | El gasto invisible e incontrolado |
| Botón de pausa | La autoridad puede suspender a un actor o congelar el sistema completo, al instante. | El "ya no se puede hacer nada" |
| 🔏 Evolución: firma digital e informe verificable | Puede integrarse firma digital, sellado de tiempo, retención e informe de trazabilidad conforme al alcance aprobado. | La evidencia dispersa y difícil de validar |
Lo que esto significa ante los entes de control
Cuando la Contraloría, la Procuraduría o control interno pregunten "¿quién autorizó esto, cuándo, con qué soporte y dentro de qué término?", la entidad consulta la línea de tiempo y exporta la evidencia configurada, sin depender de reconstruir manualmente carpetas y correos.
"La transparencia por decreto depende de la voluntad. La transparencia por diseño no le pregunta a nadie: simplemente registra. Esa es la diferencia."
🎫 Caso en vivo: un derecho de petición, minuto a minuto
El trámite más universal del Estado, siguiendo el ciclo completo. En Colombia el término depende de la modalidad: 15 días para peticiones generales, 10 para documentos e información y 30 para consultas, salvo norma especial. El Orquestador clasifica el caso, aplica el calendario institucional y activa el término correspondiente.
📩 El caso: un ciudadano radica en una alcaldía: "Solicito me informen el estado de la licencia de construcción del predio vecino y las medidas tomadas ante la obra que invade el andén."
La trazabilidad — la bitácora real del caso
| Momento | Actor | Evento | Evidencia que queda |
|---|---|---|---|
| Día 1 · 08:40 | 🎧 Ventanilla | Radica la petición — el motor identifica las modalidades involucradas y activa los términos aplicables | Radicado único + término y fundamento visibles |
| Día 1 · 08:42 | 🤖 IA | Clasifica: petición de información + queja urbanística; ubica el expediente de la licencia y los antecedentes del predio | Expediente enlazado automáticamente |
| Día 1 · 08:47 | 🤖 IA | Prepara el proyecto de respuesta con los datos reales y detecta que la queja del andén exige visita técnica | Proyecto de respuesta + alerta de visita |
| Día 1 · 09:15 | 🎧 Servidor | Revisa el proyecto, confirma la necesidad de visita y escala a Planeación — su atención quedó medida: 35 minutos | Escalamiento con expediente completo |
| Día 1 · 11:00 | 🛡️ Jefe de Planeación | Ordena la visita técnica para el día siguiente y valida el borrador de la parte informativa | Orden de visita registrada |
| Día 2 · 10:30 | 🎧 Técnico | Realiza la visita, sube el informe con fotos desde el móvil | Informe técnico georreferenciado |
| Día 2 · 11:00 | 🤖 IA | Integra el informe a la respuesta final: información de la licencia + medidas ordenadas por la invasión del andén | Respuesta consolidada, versión final |
| Día 2 · 14:20 | 🛡️ Jefe de Planeación | Revisa fondo y forma — primera firma 🔑 | Aprobación técnica fechada |
| Día 2 · 16:05 | 🎖️ Secretario | Firma la respuesta oficial — segunda firma 🔑 | Acto con doble firma (sellable con firma digital) |
| Día 2 · 16:10 | ⚙️ Sistema | Notifica al ciudadano por su canal elegido, con la respuesta y sus anexos | Constancia de notificación |
| Día 2 · 16:11 | 📜 Bitácora | Caso cerrado dentro del término aplicable — el expediente y su trazabilidad quedan disponibles | Resumen de trazabilidad descargable |
2 díastiempo del caso ilustrativo, sujeto a validación en el piloto
35 minde atención humana en ventanilla, medidos
2 🔑firmas antes de salir — sellables digitalmente
11eventos en línea de tiempo solo-agregar
🏛️ Lo que nota el jefe de control interno
- El término de ley se vigiló solo desde el radicado — sin plantillas manuales.
- Cada actuación tiene autor, hora y soporte: el expediente se arma solo.
- La respuesta salió con doble firma y puede llevar firma digital certificada.
- El resumen de trazabilidad del caso queda disponible para revisión.
🙋 Lo que nota el ciudadano
- Le respondieron en 2 días lo que solía tardar los 15 — o vencerse.
- Pudo consultar el estado de su petición en cualquier momento.
- La respuesta llegó completa: información + acción concreta.
- Recibió una experiencia verificable que fortalece la confianza institucional.
📜 Carta al sector público
Señoras y señores del sector público — de Colombia y de América:
Cada nuevo gobierno — nacional, departamental o municipal — llega con la misma promesa: un Estado más eficiente, más transparente y más cercano al ciudadano. Y cada gobierno se encuentra con la misma realidad: entidades saturadas, términos vencidos, expedientes en papel, sistemas que no se hablan y servidores públicos haciendo lo imposible con herramientas del siglo pasado.
La inteligencia artificial llegó al Estado — eso ya no es una decisión. La decisión que SÍ está en sus manos es cómo llega: dispersa, sin control y sin registro… o gobernada: con firmas, con términos vigilados, con presupuestos acotados y con una bitácora que ningún funcionario puede alterar.
Esta propuesta presenta lo segundo. Un núcleo tecnológico probado en operación real y una adaptación específica para lo público, construidos en Colombia, que respetan lo más importante de la administración: la autoridad de sus servidores y la trazabilidad de sus actos.
No pedimos que crean: pedimos que lo vean funcionando. Un piloto, una entidad, un proceso, 30 días.
ARISTA Software S.A.S.
Colombia · aristasoftware.com
⏳ El reto del Estado hoy — lo que todos conocen
📚La tramitología
Trámites que toman semanas por falta de manos, no de voluntad. El ciudadano lo paga con su tiempo; la entidad, con su reputación.
⏰Los términos vencidos
Peticiones y tutelas fuera de término: sanciones, desacatos y funcionarios respondiendo procesos en vez de servir.
🗄️El expediente frágil
La memoria institucional en carpetas y correos: cuando el funcionario se va, el conocimiento se va con él.
👁️La opacidad involuntaria
No siempre es corrupción: a veces simplemente NADIE puede reconstruir quién decidió qué y por qué. El resultado es el mismo: desconfianza.
💸Los sistemas eternos
Software público que tarda años en licitarse, llega tarde y nace viejo — y proveedores que se vuelven indispensables.
😓El servidor saturado
El mismo funcionario radica, busca, redacta, notifica y archiva. Su criterio — lo más valioso — se gasta en lo mecánico.
La tesis de esta propuesta
Ninguno de estos males se cura con más formatos ni con más comités. Se cura con un sistema que haga el trabajo mecánico, vigile los términos, conserve la memoria y registre cada acto — dejando a los servidores públicos lo que solo ellos pueden hacer: decidir con criterio y firmar con autoridad.
🗂️ Las 60 entidades — qué aporta y qué trazabilidad deja en cada una
El mismo patrón — atención medida, IA que prepara, autoridad que decide y línea de tiempo verificable — aplicado al mapa del Estado. 60 tipos de entidad, 8 grupos:
A · Gobierno nacional (8)
| Entidad | Qué le aporta | La trazabilidad que deja |
|---|---|---|
| Presidencia de la República | Tablero único de compromisos presidenciales: cada instrucción con responsable, avance y fecha — la IA prepara los informes de seguimiento. | Cada compromiso: quién lo recibió, qué se hizo, cuánto tardó, qué se entregó. |
| Ministerios (los 19 despachos) | Despacho gobernado: derechos de petición, conceptos y actos administrativos preparados por IA, firmados por el funcionario competente. | Radicado → proyecto de respuesta IA → revisión → firma → notificación, con días de término visibles. |
| DNP · Planeación Nacional | Formulación y seguimiento de proyectos de inversión asistidos por IA; alertas de ejecución presupuestal en tiempo real. | Cada proyecto: hitos, desembolsos, responsables y desviaciones con historial completo. |
| DIAN | Atención tributaria con IA de primera línea, priorización inteligente de fiscalización y respuestas dentro de términos. | Cada actuación con expediente digital: quién decidió, con qué soporte y en qué fecha. |
| Función Pública | Gestión de trámites internos del empleo público: certificaciones, historiales, conceptos — en minutos y medidos. | Estadística de servicio por entidad y por servidor, demostrable. |
| Colombia Compra Eficiente | La IA prepara estudios de mercado y pliegos tipo; el comité aprueba con doble firma — la contratación con memoria completa. | Cada proceso: versiones de pliegos, quién los modificó, quién aprobó, cuándo se publicó. |
| DANE | Producción estadística asistida: la IA procesa y documenta; el técnico valida y el director oficializa. | Cada cifra publicada con su linaje: fuente, transformación, validador y fecha. |
| Cancillería | Visas, apostillas y atención a connacionales con tiempos medidos y escalamiento gobernado de casos sensibles. | Cada solicitud consular: radicación, decisión, firma y notificación con cronómetro. |
B · Órganos de control (7)
| Entidad | Qué le aporta | La trazabilidad que deja |
|---|---|---|
| Contraloría General | La IA cruza ejecución presupuestal y contratos para priorizar auditorías; los hallazgos se preparan con evidencia y el contralor delegado firma. | Cada hallazgo: origen del dato, análisis, revisor y firma — defendible ante cualquier instancia. |
| Procuraduría General | Gestión de quejas disciplinarias: la IA organiza el expediente y los términos; el procurador delegado decide. | Cada actuación disciplinaria con sus términos de ley vigilados y su cadena de decisiones. |
| Defensoría del Pueblo | Atención masiva de solicitudes ciudadanas con IA de primera línea; los casos de riesgo escalan de inmediato al defensor delegado. | Cada caso: tiempo de atención, ruta de escalamiento y desenlace — nadie queda sin respuesta. |
| Auditoría General | Auditoría de las contralorías con papeles de trabajo preparados por IA y doble revisión humana. | Papeles de trabajo versionados con autor, revisor y fecha. |
| Contralorías territoriales | El mismo músculo de la Contraloría General, a escala municipal y departamental, sin crecer la nómina. | Hallazgos territoriales con la misma cadena probatoria del nivel nacional. |
| Personerías municipales | El personero multiplica su capacidad: la IA prepara respuestas y tutelas; él revisa y firma. | Cada actuación del personero con expediente y términos cumplidos. |
| UIAF | Priorización de reportes de operaciones sospechosas asistida por IA; el analista decide qué escala. | Cada reporte: puntaje, analista que lo evaluó, decisión y destino. |
C · Justicia y seguridad (8)
| Entidad | Qué le aporta | La trazabilidad que deja |
|---|---|---|
| Fiscalía General | La IA organiza expedientes, cruza evidencias y prepara borradores de actuaciones; el fiscal decide y firma — más casos, menos vencimiento de términos. | Cada noticia criminal: asignación, actuaciones, términos y decisiones con reloj procesal visible. |
| Rama Judicial | Descongestión: la IA clasifica demandas, prepara autos de trámite y proyectos de fallo; el juez revisa y firma. La justicia decide — la IA solo prepara. | Cada proceso con su línea de tiempo completa y cada providencia con su preparador y su firmante. |
| JEP y justicia transicional | Gestión documental masiva de expedientes históricos con búsqueda inteligente y cadena de custodia digital. | Cada documento: origen, quién lo consultó, en qué actuación se usó. |
| Medicina Legal | Turnos, dictámenes y cadenas de custodia con preparación asistida y firma del perito. | Cada dictamen: perito, revisor, fecha y versión — inalterable. |
| INPEC | Trámites penitenciarios (traslados, beneficios, salud) con términos vigilados y decisiones firmadas. | Cada solicitud de interno: radicación, concepto, decisión y notificación con fechas. |
| Policía Nacional (administrativo) | Peticiones, contravenciones y trámites internos con IA de primera línea y mando que aprueba. | Cada trámite con su responsable y su tiempo — estadística por unidad. |
| Ministerio de Defensa (logística) | Abastecimiento y mantenimiento gobernados: la IA prepara órdenes y comparativos; el ordenador del gasto firma. | Cada orden logística: necesidad, cotización, aprobación doble y entrega. |
| Migración Colombia | Trámites migratorios con atención IA 24/7 en varios idiomas y casos sensibles escalados al oficial competente. | Cada trámite: solicitante, decisión, oficial que firmó, tiempo total. |
D · Electoral y legislativo (5)
| Entidad | Qué le aporta | La trazabilidad que deja |
|---|---|---|
| Registraduría Nacional | Atención masiva de trámites de identificación con tiempos medidos y trazabilidad por documento. | Cada trámite de cédula o registro: estación por estación, con responsable. |
| Consejo Nacional Electoral | Gestión de peticiones y revisión de cuentas de campaña con papeles preparados por IA y decisión del magistrado. | Cada expediente electoral con su cadena de revisión completa. |
| Congreso de la República | Técnica legislativa asistida: la IA prepara ponencias comparadas y análisis de impacto; el congresista decide. Respuestas ciudadanas medidas. | Cada proyecto: versiones, autores de cambios, votaciones — historia legislativa completa. |
| Asambleas departamentales | Ordenanzas y control político con preparación asistida y actas trazables. | Cada ordenanza: origen, debates, modificaciones y aprobación. |
| Concejos municipales | Acuerdos municipales y proposiciones con el mismo patrón — hasta en municipios pequeños sin equipo técnico. | Cada acuerdo con su expediente digital de principio a fin. |
E · Gobierno territorial (9)
| Entidad | Qué le aporta | La trazabilidad que deja |
|---|---|---|
| Gobernaciones (las 32) | El despacho del gobernador gobernado: peticiones, regalías, convenios con municipios — cada secretaría un territorio delegado. | Tablero del gobernador: cada compromiso departamental con responsable y avance. |
| Alcaldías (los 1.103 municipios) | El mayor impacto del país: PQRSD, licencias, subsidios y trámites con IA de primera línea — desde Bogotá hasta el municipio más pequeño, con la misma calidad. | Cada trámite ciudadano: radicado, ruta, decisión, firma y notificación — el alcalde ve TODO su municipio en un tablero. |
| Áreas metropolitanas | Coordinación entre municipios con proyectos y compromisos compartidos, trazables entre entidades. | Cada compromiso intermunicipal: quién debe qué, a quién y para cuándo. |
| Secretarías de Hacienda | Impuestos territoriales (predial, ICA): atención al contribuyente con IA, acuerdos de pago gobernados, fiscalización priorizada. | Cada actuación tributaria con soporte, funcionario y fecha — defendible. |
| Secretarías de Salud | Vigilancia, autorizaciones y PQRSD de salud con términos de ley vigilados y casos críticos escalados. | Cada caso de salud pública con su ruta y sus tiempos — evidencia ante entes de control. |
| Secretarías de Educación | Traslados docentes, cupos escolares y certificaciones en minutos, medidos y sin filas. | Cada solicitud de la comunidad educativa con su historia completa. |
| Secretarías de Movilidad y Tránsito | Comparendos, permisos y PQRSD con preparación IA y firma del funcionario competente. | Cada actuación de tránsito: evidencia, decisión, firmante — a prueba de demandas. |
| Curadurías urbanas | Licencias de construcción: la IA verifica normas y completitud; el curador decide con concepto soportado. | Cada licencia: verificaciones automáticas, observaciones, decisión y firma. |
| Corporaciones Autónomas Regionales | Licencias y permisos ambientales con verificación técnica asistida y doble firma técnica-jurídica. | Cada expediente ambiental: visitas, conceptos, decisiones — transparente ante la comunidad. |
F · Salud y protección social (8)
| Entidad | Qué le aporta | La trazabilidad que deja |
|---|---|---|
| Supersalud | Quejas del sistema de salud priorizadas por riesgo vital con IA; lo urgente escala en minutos, no en semanas. | Cada queja: prioridad asignada, ruta, decisión y tiempo — vidas medidas en horas. |
| ADRES | Giros y reconocimientos del sistema con validaciones asistidas y aprobación con doble firma. | Cada giro: validaciones que pasó, quién aprobó, cuándo salió. |
| Hospitales públicos (ESE) | Citas, autorizaciones, referencias y PQRSD con IA 24/7; el criterio médico siempre decide. | Cada solicitud de paciente con su ruta y sus tiempos — indicadores reales de servicio. |
| ICBF | Protección de infancia: la IA organiza expedientes y vigila términos; el defensor de familia decide cada caso. | Cada caso de un niño: actuaciones, responsables y tiempos — nada se queda en un cajón. |
| Colpensiones | Reconocimiento pensional: la IA arma el expediente y calcula; el funcionario valida y firma — meses convertidos en días. | Cada solicitud pensional: documentos, cálculo, validación, firma y notificación. |
| INVIMA | Registros sanitarios con verificación documental asistida y concepto técnico firmado. | Cada registro: requisitos verificados, evaluador, decisión y vigencia. |
| Unidad de Víctimas | Atención y reparación con expedientes organizados por IA y decisiones humanas trazables. | Cada víctima: su ruta de reparación completa, visible y auditable. |
| Agencia Nacional de Tierras | Formalización de predios: la IA cruza catastro y tradición; el abogado decide con expediente completo. | Cada predio: estudios, cruces, decisión y registro — memoria histórica de la tierra. |
G · Educación, ciencia y ambiente (7)
| Entidad | Qué le aporta | La trazabilidad que deja |
|---|---|---|
| SENA | Inscripciones, certificaciones y contratos de aprendizaje con atención IA masiva y tiempos medidos. | Cada aprendiz: su historia de formación y certificación completa. |
| Universidades públicas | Trámites académicos en minutos (certificados, homologaciones); investigación con proyectos trazables ante Minciencias. | Cada trámite estudiantil y cada proyecto de investigación con su expediente. |
| Icetex | Créditos educativos: la IA arma y valida el expediente; el comité aprueba — giros con doble firma. | Cada crédito: estudio, aprobación, desembolsos y estado — visible para el estudiante. |
| IDEAM | Boletines y alertas preparados por IA con validación técnica antes de publicar. | Cada alerta: datos de origen, validador y hora de emisión. |
| Parques Nacionales | Permisos de ingreso e investigación con verificación asistida y concepto del área protegida. | Cada permiso: solicitante, condiciones, aprobador y vigencia. |
| ICA | Registros y certificados agropecuarios con verificación documental IA y firma del técnico. | Cada certificado fito/zoosanitario con su cadena de verificación. |
| Minciencias | Convocatorias de investigación: la IA verifica requisitos y prepara evaluaciones; los pares deciden. | Cada propuesta: verificaciones, evaluadores, puntajes y actas. |
H · Infraestructura y servicios (8)
| Entidad | Qué le aporta | La trazabilidad que deja |
|---|---|---|
| INVÍAS | Contratos de obra vigilados: la IA cruza avances vs. pagos y alerta desviaciones; el interventor y el ordenador firman. | Cada obra: cortes, pagos, alertas y decisiones — el elefante blanco se vuelve imposible de esconder. |
| ANI | Concesiones con seguimiento asistido de compromisos contractuales y alertas tempranas. | Cada hito de concesión: cumplimiento, evidencia y responsable. |
| Aerocivil | Trámites aeronáuticos y PQRSD con preparación asistida y firma del competente. | Cada licencia y permiso con su expediente digital. |
| ANLA | Licenciamiento ambiental: la IA organiza el expediente masivo y verifica requisitos; el evaluador decide con todo a la vista. | Cada licencia: estudios, conceptos, audiencias y decisión — transparente para todas las partes. |
| UNGRD · Gestión del Riesgo | Emergencias con ayudas trazables: la IA registra y cruza entregas; los comités aprueban — cada peso de la emergencia visible. | Cada ayuda humanitaria: origen, destino, entrega y receptor — a prueba de escándalos. |
| Empresas de servicios públicos | PQR de acueducto y energía con términos de la Superservicios vigilados y respuestas preparadas por IA. | Cada PQR: radicación, respuesta, firma y término cumplido — sin silencios administrativos. |
| Sistemas de transporte masivo | PQRSD de usuarios, gestión de flota y contratos de operación con el mismo gobierno. | Cada queja de usuario y cada corte de operador, medidos y trazables. |
| Superintendencias | Vigilancia de sectores con quejas priorizadas por IA e investigaciones con expediente gobernado. | Cada investigación administrativa: actuaciones, términos y decisiones completas. |
"De la Presidencia a la personería del municipio más pequeño: el mismo gobierno del trabajo, la misma trazabilidad, la misma dignidad en la respuesta al ciudadano."
🧠 Cerebro Institucional Federado V7
Inspirado en el mapa neuronal real de conocimiento de ARISTA, este prototipo no dibuja únicamente 60 puntos. Simula el cerebro interno de todas las instituciones: cada entidad se conecta con neuronas de manuales, procesos, normativa, datos vivos y evidencia de control.
El resultado es una red federada de más de 300 neuronas. Las instituciones cooperan mediante sinapsis explícitas o inferidas, mientras las rutas de auditoría permanecen diferenciadas. Una conexión permite encontrar y relacionar conocimiento; no concede acceso indiscriminado ni transfiere la competencia.
Autonomía Cada neurona decide y firma dentro de su competencia.
Interoperabilidad mínima Se comparte lo estrictamente necesario para cada caso.
Control con alcance El ente auditor toca únicamente la evidencia que legalmente le corresponde.
Memoria común Los eventos se relacionan sin borrar la fuente ni el propietario.
Red neuronal del conocimiento públicorueda = zoom · arrastrar = navegar · clic = detalle · doble clic = vecindario
0 neuronas
0 sinapsis
8 territorios
Simulación conceptual basada en las 60 entidades de esta propuesta. En una implantación real, nodos y relaciones se generan desde los documentos aprobados, sistemas conectados, competencias y matriz jurídica de cada entidad.
Cómo se interpreta el cerebro
⚡
Conexión directaDos entidades comparten un trámite, expediente o servicio mediante una integración expresamente autorizada.
↔️
Conexión indirectaLa información viaja por un protocolo intermediado; ninguna parte obtiene acceso general al sistema de la otra.
🔍
Ruta de controlEl órgano competente consulta evidencia, versiones y responsables del universo que debe vigilar, sin administrar la operación.
El cerebro no centraliza el poder. Centraliza la capacidad de encontrar, relacionar y demostrar. Cada conocimiento conserva propietario, fuente, versión y permisos. La decisión sigue donde la Constitución, la ley y la estructura administrativa la ubicaron; el Orquestador coordina el impulso nervioso y cada institución conserva su voluntad.
🧠 Las 11 IA al servicio de lo público — con la pantalla que usted vería
El Orquestador es el gobierno; estas son las fuerzas de trabajo que gobierna. Once inteligencias en tres frentes, cada una documentada con su función pública y una simulación de la pantalla real que verían sus funcionarios y sus ciudadanos:
Frente 1 · 🙋 Servicio al ciudadano
1. 💬 WhatsApp IA 24/7 — la ventanilla que nunca cierra
Qué hace: el ciudadano escribe al WhatsApp de la entidad a cualquier hora y la IA responde con datos reales: estado de trámites, requisitos, citas, liquidaciones — y escala a un servidor humano cuando el caso lo amerita, dentro del ciclo gobernado.
El impacto público: la fila desaparece para lo consultivo. La entidad atiende a las 10 de la noche del domingo sin pagar un turno nocturno — y cada conversación queda medida y registrada.
Dónde brilla: alcaldías, hospitales, tránsito, servicios públicos, Registraduría, Migración.
🏛️Alcaldía · Atención Ciudadana
Buenas noches, ¿cómo va mi petición RAD-2026-01432? 🙏
¡Hola! 👋 Su petición RAD-2026-01432 (licencia del predio vecino) está en revisión final ✅
• Radicada: día 1 · 8:40 a.m.
• Visita técnica: realizada ✔️
• Estado: firma del secretario
⏱️ Va en el día 2 de 15 — dentro del término.
• Radicada: día 1 · 8:40 a.m.
• Visita técnica: realizada ✔️
• Estado: firma del secretario
⏱️ Va en el día 2 de 15 — dentro del término.
¿Y qué pasó con el andén invadido?
La visita confirmó la invasión y ya se ordenó la medida correctiva 📋. La respuesta completa le llegará hoy por este canal. ¿Algo más en que pueda ayudarle?
Pantalla simulada: el ciudadano consulta su trámite un domingo — y recibe datos reales, no un "llame en horario de oficina".
2. 📸 Document AI — de la foto al expediente
Qué hace: el ciudadano o el servidor fotografía un documento (petición en papel, cuenta de cobro, factura de proveedor, soporte) y la IA lo lee: extrae los datos, clasifica el trámite y arma el expediente — el funcionario solo verifica y aprueba.
El impacto público: la radicación en papel deja de ser digitación manual; y en la parte financiera, las cuentas de proveedores llegan al presupuesto con registro propuesto y aprobación del ordenador del gasto.
Dónde brilla: ventanillas únicas, secretarías de hacienda, hospitales, entidades con archivo físico histórico.
📸 Document AI · Radicación inteligente ventanilla única
📄 Documento leídoPetición escrita a mano (2 páginas)
Tipo detectadoDerecho de petición · información
PeticionarioC.C. 43.***.*** · María G.
AsuntoEstado de subsidio de mejoramiento
Dependencia sugeridaSecretaría de Vivienda
Término de ley15 días hábiles — inicia HOY
✅ Aprobar radicación✏️ Corregir datos
Pantalla simulada: la petición en papel fotografiada — leída, clasificada y con el término corriendo, en segundos.
3. 💼 Liquidadores ciudadanos — el trámite que se hace solo
Qué hace: el ciudadano liquida en la página de la entidad su impuesto predial, sus tasas, su multa o su estampilla: ingresa sus datos, el sistema calcula con las tarifas oficiales, entrega el soporte en PDF y habilita el pago en línea.
El impacto público: le quita la fila a la ventanilla, el error al cálculo manual — y el negocio a los tramitadores. El recaudo sube porque pagar se vuelve fácil.
Dónde brilla: secretarías de hacienda, tránsito, curadurías, cámaras de registro.
💼 Liquidador de Impuesto Predial portal ciudadano
Matrícula inmobiliaria001-234567
Avalúo catastral 2026$128.400.000
Tarifa aplicada7,5 x mil · residencial
Descuento pronto pago−10% (hasta el 31 de julio)
TOTAL A PAGAR$866.700
💳 Pagar en línea📄 Descargar recibo PDF
Pantalla simulada: el ciudadano liquida y paga su predial a la medianoche, sin fila y sin tramitador.
4. 🤖 Asesor IA con voz — el experto que atiende al servidor público
Qué hace: un asistente experto dentro del sistema que responde — con voz natural o por texto — las dudas del funcionario: normativa, procedimientos, cómo operar el sistema, antecedentes de un caso.
El impacto público: el municipio pequeño sin oficina jurídica tiene, de facto, un asesor disponible 24/7. Y las respuestas citan la fuente — no son opinión al aire.
Dónde brilla: municipios de 4ª a 6ª categoría, personerías unipersonales, entidades con alta rotación.
🤖 Asesor IA · voz activa 🔊 puesto del funcionario
👤 Usted:"¿Qué término tengo para responder una consulta, y desde cuándo cuenta?"
🤖 Asesor:"30 días hábiles, contados desde el día siguiente a la radicación. En su bandeja tiene 2 consultas: la más próxima vence el 28 de julio."
Fuente citadaEstatuto del derecho de petición, art. 14
🔊 Audio▶ ━━━━●───── 0:12
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Pantalla simulada: el funcionario pregunta hablando — y recibe respuesta con norma citada y sus casos enlazados.
Frente 2 · 🏛️ Gestión interna
5. 💬 Briefing del directivo — el pulso de la entidad a las 7:00 a.m.
Qué hace: cada mañana, al WhatsApp del alcalde, director o secretario: los términos que vencen hoy, la ejecución presupuestal, los casos críticos escalados y lo que espera su firma.
El impacto público: el directivo deja de enterarse por el ente de control o por la prensa. El riesgo jurídico (términos vencidos = sanciones y tutelas) se administra ANTES de que ocurra.
Dónde brilla: despachos de alcaldes, gobernadores, gerentes de ESE y directores de entidad.
📊Briefing · Despacho del Alcalde
🌅 Buenos días, señor Alcalde — martes 14 de julio
🔴 3 peticiones vencen HOY (2 en Vivienda, 1 en Hacienda) — proyectos de respuesta listos, esperan firma.
💰 Ejecución presupuestal: 68,4% — Infraestructura va 12 puntos abajo del plan.
⚠️ 1 caso crítico escalado: queja de salud con riesgo — ya en la Secretaría.
✍️ Esperan su firma: 4 actos. ¿Le envío el detalle?
🔴 3 peticiones vencen HOY (2 en Vivienda, 1 en Hacienda) — proyectos de respuesta listos, esperan firma.
💰 Ejecución presupuestal: 68,4% — Infraestructura va 12 puntos abajo del plan.
⚠️ 1 caso crítico escalado: queja de salud con riesgo — ya en la Secretaría.
✍️ Esperan su firma: 4 actos. ¿Le envío el detalle?
Detalle de las 3 que vencen hoy 👍
Pantalla simulada: el alcalde sabe a las 7:00 a.m. exactamente dónde está el riesgo del día.
6. 🧭 Copiloto IA — el funcionario nuevo, productivo en días
Qué hace: la IA que opera el sistema CON el funcionario: él dice qué necesita hacer y el copiloto lo lleva a la pantalla correcta, le resalta el campo y lo guía paso a paso.
El impacto público: el talón de Aquiles del Estado es la rotación — cada 4 años entran miles de funcionarios nuevos. Con el copiloto, la curva de meses se vuelve de días y el conocimiento institucional deja de irse con el saliente.
Dónde brilla: todos los empalmes de gobierno, entidades con contratistas rotativos.
🧭 Copiloto IA · guía activa Registro presupuestal
👤:"Necesito hacer el registro presupuestal de un contrato, nunca lo he hecho"
🧭:"Tranquila, la guío. La llevé a la pantalla correcta. Paso 1 de 4:"
➡️ Rubro presupuestal[ seleccione aquí ]
Paso 2Valor del compromiso
Paso 3CDP que lo respalda
Paso 4Enviar a firma del ordenador 🔑
Pantalla simulada: el campo exacto resaltado en dorado — la capacitación ocurre trabajando.
7. 🎯 Triage inteligente — lo urgente primero, siempre
Qué hace: la IA lee cada queja, petición o denuncia que entra y le asigna prioridad por riesgo y urgencia real — no por orden de llegada.
El impacto público: una queja de salud con riesgo vital no puede esperar detrás de 200 peticiones de información. El triage la pone de primera y la escala en minutos. En algunos sectores, esto se mide en vidas.
Dónde brilla: Supersalud, ICBF, Defensoría, líneas de emergencia, inspecciones de policía.
🎯 Bandeja con triage IA Secretaría de Salud
🔴 98 · RIESGO VITAL Negación de urgencia pediátricaescalada ⬆️ 09:02
🔴 91 · CRÍTICO Desabastecimiento medicamento oncológicoescalada ⬆️ 09:05
🟠 74 Demora en autorización de cirugíaen gestión
🔵 41 Petición de información: red de IPSrespuesta IA lista
🟢 22 Consulta general de afiliaciónresuelta por IA ✅
Pantalla simulada: la bandeja ordenada por riesgo real — lo vital arriba y ya escalado, lo simple resuelto solo.
8. 📲 Servidores en territorio — la visita técnica que sube sola al expediente
Qué hace: inspectores, técnicos de visitas y gestores sociales con aplicación móvil: reciben la orden, hacen la visita, suben el informe con fotos y GPS — y el expediente del caso se actualiza en tiempo real.
El impacto público: se acaba el "informe que quedó en la libreta". La visita del caso en vivo (el andén invadido) llegó al expediente desde el celular del técnico, georreferenciada y a tiempo.
Dónde brilla: planeación, CAR ambientales, salud pública, ICBF, gestión del riesgo.
📲Visita técnica · RAD-2026-01432
📍 Calle 14 # 7-32 · GPS capturado ✅
🕙 Día 2 · 10:30 a.m.
🕙 Día 2 · 10:30 a.m.
📷 Foto 1: invasión del andén ✅
📷 Foto 2: estado de la obra ✅
📷 Foto 2: estado de la obra ✅
📋 Concepto: invasión confirmada — obra excede la licencia en el costado norte.
⬆️ Subir informe al expediente
se integrará a la respuesta del caso
se integrará a la respuesta del caso
Pantalla simulada: el informe con fotos y GPS entra al expediente antes de que el técnico vuelva a la oficina.
Frente 3 · 📣 Comunicación pública
9. ✨ Lenguaje claro — el Estado que se hace entender
Qué hace: de un acto administrativo o un informe técnico, la IA produce la versión para humanos: la carta al ciudadano en español sencillo, el comunicado y la pieza para redes — con revisión y aprobación antes de salir.
El impacto público: la mitad de las peticiones repetidas nacen de respuestas que nadie entendió. Lenguaje claro = menos reprocesos, y una rendición de cuentas que la gente de verdad lee.
Dónde brilla: todas — es transversal. Especial: oficinas de comunicaciones y atención al ciudadano.
✨ Lenguaje claro · de la norma al ciudadano comunicaciones
ENTRADA:"Resolución 0847: modifícase el calendario tributario del impuesto predial unificado…"
📄 Carta ciudadana:"Buenas noticias: ahora tiene hasta el 31 de julio para pagar su predial con el 10% de descuento."
📱 Pieza de redes:"⏰ ¡Se amplió el plazo! Predial con 10% de dcto hasta jul-31. Liquide en línea 👉"
✅ Aprobar y publicar✏️ Ajustar tono
Pantalla simulada: la misma resolución, dicha para que TODOS la entiendan — con aprobación antes de salir.
10. 🔎 Ser la respuesta oficial — la entidad dentro de las IA
Qué hace: los ciudadanos ya le preguntan a ChatGPT y a otras IA "¿cómo saco mi pasaporte?", "¿cómo pido mi pensión?". Este estudio posiciona la información OFICIAL de la entidad para que sea la fuente que esas IA citan.
El impacto público: la desinformación y los tramitadores viven del vacío de información oficial. Si la IA cita a la entidad — con requisitos y canales verdaderos — ese negocio se seca.
Dónde brilla: Cancillería, Registraduría, Colpensiones, Migración, DIAN — las de trámites masivos.
🔎 Posicionamiento oficial en las IA estudio trimestral
🙋 El ciudadano pregunta a una IA:"¿Cómo saco el pasaporte por primera vez?"
🤖 Respuesta HOY:cita 2 blogs desactualizados y 1 tramitador 😨
🎯 Plan del estudio:7 preguntas ciudadanas a conquistar + contenido oficial a publicar
🤖 Meta (90 días):la IA cita los requisitos y canales OFICIALES ✅
Pantalla simulada: hoy responden los tramitadores; el plan hace que responda la entidad.
11. 🎬 Campañas institucionales con IA — comunicar como los grandes, con presupuesto público
Qué hace: producción de videos y piezas para campañas públicas (tributarias, de salud, de cultura ciudadana) con IA de última generación — sin productora — más el calendario de publicación y el guardián que cuida la coherencia del mensaje institucional.
El impacto público: la campaña de vacunación o de pronto pago con calidad profesional, en días y a una fracción del costo — y toda pieza aprobada por comunicaciones antes de salir.
Dónde brilla: secretarías de salud y hacienda, oficinas de comunicaciones, campañas nacionales.
🎬 Campaña · Pronto pago predial 2026 comunicaciones
🎬 Video 30s (vertical)listo · presentadora IA ✅
🖼️ 5 piezas de redeslistas · 3 formatos ✅
📻 Cuña de radio (voz IA)lista · 20 segundos ✅
🛡️ Guardián de marcatono institucional: APROBADO
📅 Publicación programada15 jul → 31 jul · 4 canales
🔑 Enviar a firma de comunicaciones
Pantalla simulada: la campaña completa — video, piezas y cuña — producida en un día y esperando la firma.
Las 11, bajo un solo gobierno
Cada una de estas inteligencias opera dentro del Orquestador: con roles, territorios por dependencia, presupuesto medido, aprobaciones humanas y línea de tiempo solo-agregar. No son 11 sistemas sueltos que comprar y pegar: son 11 capacidades bajo una sola estructura de gobierno, activadas por fases según la prioridad de cada entidad.
"Primero el gobierno, después la fuerza: por eso el orden de esta propuesta. Un Estado que gobierna su IA puede dársela al ciudadano sin miedo."
✅ Software real, adaptación institucional y evolución
ARISTA no propone comenzar desde una presentación. El núcleo del Orquestador ya opera como software: recibe solicitudes, concentra tickets, aplica roles y territorios, modera trabajos, ejecuta validaciones automáticas, exige autorización para producción, notifica resultados y conserva una línea de tiempo. La implantación pública añade la semántica, las reglas y las integraciones propias de cada entidad.
Dependencias, trámites, fuentes documentales, términos, calendarios, tono institucional, datos vivos, canales, umbrales de triage, formularios y reglas de escalamiento.
Capa PQRSD formal, radicación documental especializada, liquidadores por tributo, visitas técnicas y firma digital certificada según alcance jurídico y tecnológico contratado.
La demostración que diferencia a ARISTA
Una mejora solicitada por la entidad puede convertirse en un contrato de trabajo estructurado; la IA la construye en un entorno separado, los validadores automáticos revisan calidad y la autoridad habilitada decide si avanza. La entidad observa el resultado funcionando y conserva el control del cambio.
| Capacidad | Base disponible | Adaptación para la entidad |
|---|---|---|
| Ciclo gobernado | Solicitudes, estados, responsables, moderación, validaciones y notificación | Trámites, dependencias, términos y autoridades competentes |
| Atención multicanal | WhatsApp IA, Asesor IA y escalamiento humano | Biblioteca oficial, consultas de radicados y reglas de privacidad |
| Trabajo institucional | Briefing, Copiloto, priorización y construcción gobernada | Indicadores públicos, flujos internos e integraciones autorizadas |
| Evidencia | Línea de tiempo solo-agregar con usuario, momento y evento | Retención, firma, sellado de tiempo e informe conforme al marco aplicable |
Transparencia comercial: las capacidades se validan en el diagnóstico inicial. La propuesta técnica final distingue software disponible, configuración, integración y desarrollo específico; ningún componente de evolución se presenta como terminado antes de su aceptación.
📚 Cómo sabe, responde y aprende la IA institucional
La IA no debe contestar “de memoria”. Cada respuesta se apoya en una arquitectura de conocimiento administrable por la entidad, con fuentes identificables y límites que no dependen únicamente de instrucciones de texto.
Consulta radicados, estados, saldos, términos y sistemas autorizados en el momento de la pregunta.
Busca decretos, manuales, tarifas, resoluciones y preguntas frecuentes, conservando fuente y versión.
Aplica permisos, temas restringidos, protección de datos, umbrales de riesgo y escalamiento humano en código.
Propone incorporar respuestas corregidas; un curador humano debe revisarlas y aprobarlas antes de reutilizarlas.
Responsabilidad de ARISTA
- Conectar fuentes autorizadas y registrar consultas.
- Configurar reglas, permisos y escalamiento.
- Versionar conocimiento, modelos y cambios.
- Entregar métricas de calidad y operación.
Responsabilidad de la entidad
- Designar dueño del proceso y curador documental.
- Entregar fuentes vigentes y datos autorizados.
- Definir decisiones que siempre requieren humano.
- Aprobar respuestas, reglas y salida controlada.
"Consultar lo vivo, citar lo documental, obedecer los candados y aprender solamente con aprobación humana."
🧩 Cómo se entrega el conocimiento a la IA de cada dependencia
Los manuales son la base inicial, no el punto final
La implantación comienza leyendo los manuales de funciones, procesos y procedimientos de la entidad. De ellos se extraen competencias, responsables, actividades, entradas, salidas, controles y relaciones entre dependencias. Luego se complementan con normativa vigente, formatos, casos históricos, datos vivos, permisos y reglas de escalamiento.
ARISTA no crea un modelo aislado para cada oficina. Utiliza un motor institucional común y entrega a cada dependencia un territorio de conocimiento y actuación propio, gobernado por roles.
Una base compartida, territorios separados
Identidad, atención ciudadana, protección de datos, canales, directorio, lenguaje claro y políticas institucionales.
Competencias, funcionarios, normativa sectorial, procedimientos, sistemas, firmantes y asuntos restringidos.
Requisitos, términos, estados, formularios, decisiones, evidencias, excepciones y escalamiento.
La IA busca primero en el proceso específico, después en la dependencia y finalmente en la base transversal. Los permisos impiden que una dependencia consulte información reservada de otra sin autorización.
Documentos de arranque
📘 Manual de funciones
🔄 Manual de procesos
🧭 Organigrama
🗺️ Mapa de procesos
⚖️ Normograma
🤝 Manual de atención
📝 Formatos y respuestas
💰 Tarifarios y calendarios
📋 Caracterizaciones
🔐 Políticas internas
❓ Preguntas frecuentes
🗃️ Casos anonimizados
Del documento a conocimiento institucional aprobado
RecibirInventario con propietario y procedencia.
Validar vigenciaJurídica y funcionalmente antes de usar.
ExtraerFunciones, reglas, responsables y términos.
ClasificarEntidad, dependencia, proceso y trámite.
EstructurarFragmentos consultables con metadatos.
ConectarFuentes vivas y sistemas autorizados.
ProbarPreguntas reales, excepciones y ataques.
AprobarEl curador publica la versión utilizable.
Kit de conocimiento que entrega cada dependencia
| Componente | Contenido mínimo | Qué habilita en la IA |
|---|---|---|
| Identidad y competencia | Qué hace, qué no hace, responsables, sedes, horarios y dependencias relacionadas. | Responder o trasladar al área correcta. |
| Catálogo de trámites | Requisitos, modalidad, término, estados, entradas, salidas, responsable y firmante. | Orientar, clasificar y vigilar el ciclo. |
| Fuentes oficiales | Normas, manuales, resoluciones, tarifas, formularios y modelos de respuesta vigentes. | Preparar respuestas con fuente identificable. |
| Casos históricos | Casos normales, complejos, incompletos y respuestas aprobadas, previamente anonimizados. | Probar calidad y reconocer excepciones. |
| Reglas de actuación | Qué responde, qué solo prepara, qué exige firma y qué siempre escala. | Aplicar control humano según riesgo. |
| Conexiones | Radicación, gestión documental, ERP, correo, firma, portal y otros sistemas autorizados. | Consultar datos vigentes, no recuerdos. |
Vigencia y control de versiones
Cada fuente conserva
- Entidad y dependencia propietaria.
- Tipo, número, fecha y versión.
- Vigencia y fecha de próxima revisión.
- Responsable que validó el contenido.
- Documento que reemplaza o modifica.
- Estado: borrador, aprobado, suspendido o derogado.
Regla de publicación
Leer un archivo no lo convierte automáticamente en verdad institucional. Si dos fuentes se contradicen, la IA detiene la respuesta o escala el caso. Solo la versión aprobada y vigente entra al servicio.
Las versiones anteriores permanecen en histórico para explicar qué regla estaba vigente en cada fecha.
👤 NUEVO ROL
Curador de conocimiento
Curador de conocimiento
Funcionario designado por la entidad para confirmar vigencia, aprobar documentos, revisar fuentes citadas, corregir respuestas, retirar contenido desactualizado y decidir qué aprendizaje puede reutilizarse. ARISTA administra la plataforma; la entidad conserva la autoridad sobre su conocimiento.
Pruebas antes de atender al ciudadano
✅ Preguntas normales y frecuentes
🧩 Solicitudes ambiguas o incompletas
⚠️ Conflictos entre documentos
🔐 Datos personales o reservados
🚪 Asuntos fuera de competencia
📅 Normas suspendidas o derogadas
🚨 Casos urgentes y de alto riesgo
🧑 Escalamiento obligatorio a humano
🛡️ Intentos de manipular la IA
La evaluación mide exactitud, fuente, vigencia, competencia, privacidad, claridad y decisión de escalamiento. La IA comienza como copiloto supervisado; solamente los casos de bajo riesgo que superen las pruebas podrán avanzar a mayor automatización.
Ejemplo: Secretaría de Planeación
- Se leen el manual de funciones, mapa de procesos y procedimientos de licencias, control de obras, uso del suelo y estratificación.
- Se identifican competencias, responsables, términos, requisitos, firmantes, visitas técnicas y causales de traslado.
- Se cargan normas, formatos y modelos vigentes; Planeación valida las fuentes.
- Se conecta el sistema de radicación para consultar el estado real de cada expediente.
- Ante una pregunta ciudadana, la IA identifica el trámite, consulta datos, cita la fuente y prepara la respuesta.
- Si hay invasión del espacio público, datos de terceros o visita técnica, escala el caso al funcionario competente.
- El funcionario corrige y el jefe aprueba; el curador decide si esa corrección debe incorporarse a la biblioteca.
Alcance inicial recomendado
| Elemento | Alcance del piloto |
|---|---|
| Dependencias | 1 dependencia dueña del proceso piloto. |
| Trámites | Entre 5 y 10 trámites priorizados. |
| Documentos | Entre 30 y 50 fuentes vigentes, depuradas y aprobadas. |
| Casos de prueba | Hasta 100 casos históricos anonimizados. |
| Equipo | 1 curador, 2 revisores, 1 autoridad responsable y enlace técnico/jurídico. |
| Canales | Biblioteca institucional, WhatsApp IA y bandeja interna supervisada. |
| Resultado | Base inicial aprobada, pruebas documentadas, operación controlada y plan de escala. |
"ARISTA no entrega una IA vacía: entrega una IA institucional que comienza leyendo la organización, entiende quién hace qué, consulta información vigente, cita fuentes oficiales y aprende únicamente con autorización humana."
🌎 Para cualquier país de América — el patrón viaja
Esta propuesta está escrita con ejemplos de Colombia. El patrón operativo es reutilizable, pero cada despliegue debe parametrizarse y validarse conforme al marco jurídico, institucional y técnico del país y de la entidad. Cambian los trámites, plazos, competencias, firmas, reglas de archivo, protección de datos y formatos; permanece el principio de gobierno: atender, preparar, decidir, autorizar, notificar y registrar.
Un núcleo invariante — el gobierno del trabajo — y cuatro capas que se ajustan a cada país.
- Hecho en América, para América: concebido en español, para la realidad administrativa de nuestros países — no una traducción de un producto ajeno.
- Despliegue por entidad: no requiere una reforma nacional — una alcaldía, un ministerio o una contraloría pueden empezar solos.
- Escala progresiva: del piloto en un proceso, a la entidad completa, al territorio, al país.
📈 El impacto ciudadano — el antes y el después
| Dimensión | El Estado de hoy | El Estado que responde |
|---|---|---|
| Tiempo de respuesta | Seguimiento manual y reacción tardía | Priorización y alertas sobre el término aplicable; mejora medida durante el piloto |
| El expediente | Carpetas, correos y memoria de funcionarios | Digital, completo y armado automáticamente |
| La consulta ciudadana | "Llame la otra semana" | Estado del trámite visible en cualquier momento |
| La auditoría | Reconstrucción manual de carpetas y correos | Línea de tiempo consultable y expediente exportable según la configuración contratada |
| El costo del trámite | Desconocido — nadie lo mide | Medido por caso, por área y por entidad |
| La evolución tecnológica | Cambios dispersos y difíciles de priorizar | Solicitudes gobernadas, probadas y autorizadas antes de incorporarse |
| El servidor público | Ahogado en lo mecánico | Ascendido: decide, firma y sirve |
| La confianza ciudadana | En mínimos históricos | Se reconstruye con cada respuesta a tiempo |
"La confianza en las instituciones no se decreta: se responde. Petición a petición, término a término, firma a firma."
Los resultados son objetivos de transformación, no garantías anticipadas. La línea base y el resultado real se calculan con los datos del proceso piloto.
📊 Resultados institucionales que sí se pueden medir
El valor del Orquestador no depende del tamaño de la entidad. Una dependencia pequeña puede comenzar con un solo trámite; una entidad nacional puede coordinar múltiples procesos. En ambos casos, el propósito es mejorar la capacidad de respuesta, la calidad, el control y la trazabilidad sin sustituir la autoridad de los servidores públicos.
⏱️Respuestas más oportunas
Seguimiento de términos, prioridades y responsables desde la recepción hasta el cierre.
Se mide: tiempo promedio y casos atendidos dentro del término.✅Mayor calidad documental
Borradores fundamentados en fuentes institucionales vigentes y revisados por el funcionario competente.
Se mide: devoluciones, correcciones y completitud de la respuesta.🔁Menos reprocesos
La información se clasifica, relaciona y reutiliza con trazabilidad, evitando búsquedas y tareas repetidas.
Se mide: reaperturas, duplicados y pasos manuales evitados.🔍Trazabilidad demostrable
Cada consulta, fuente, versión, revisión, autorización y actuación queda vinculada al expediente.
Se mide: actuaciones con evidencia completa y responsable identificado.🛡️Control preventivo
Alertas sobre vencimientos, documentos faltantes, riesgos y posibles incumplimientos antes del cierre.
Se mide: alertas atendidas y eventos detectados oportunamente.🤝Coordinación entre dependencias
Derivaciones con contexto, competencia, responsable y estado, sin perder la propiedad de la información.
Se mide: traslados correctos y tiempo de coordinación.🧠Conocimiento institucional vivo
Manuales, procedimientos, normas y experiencia operativa organizados con propietario y vigencia.
Se mide: fuentes validadas, actualizadas y utilizadas en cada caso.👩⚖️Decisión humana fortalecida
La IA consulta, prepara y alerta; el servidor público revisa, decide, autoriza y firma.
Se mide: decisiones con revisión y autorización trazables.Un piloto pequeño también demuestra valor
La entidad selecciona un proceso concreto, acuerda sus indicadores y compara el antes y el después. El resultado se presenta en servicio, oportunidad, calidad, control y trazabilidad; no en promesas genéricas ni en reducciones de personal.
Indicadores comparables antes y después del piloto
| Dimensión | Qué se observa | Evidencia entregable |
|---|---|---|
| Oportunidad | Tiempos de atención, vencimientos y acumulación de casos. | Tablero de términos, estados y responsables. |
| Calidad | Completitud, correcciones, devoluciones y uso de fuentes vigentes. | Muestra comparativa de expedientes y respuestas. |
| Capacidad institucional | Volumen atendido y dedicación humana a revisión, decisión y casos complejos. | Distribución de actividades antes y después. |
| Control | Alertas, excepciones, autorizaciones y tratamiento de riesgos. | Bitácora auditable con eventos y responsables. |
| Experiencia ciudadana | Claridad, seguimiento, oportunidad y consistencia de la atención. | Indicadores del canal y retroalimentación disponible. |
Los indicadores definitivos se acuerdan con cada entidad según su proceso y capacidad. La propuesta no presume ahorros, precios de implementación ni resultados financieros anticipados.
🏗️ Arquitectura e interoperabilidad — conectar sin reemplazarlo todo
El Orquestador se instala como una capa de gobierno y conocimiento sobre los sistemas existentes. La entidad decide qué fuentes se conectan, por qué medio, con qué permisos y dónde se procesa cada tipo de información.
01CanalesWhatsApp, portal, voz, correo y ventanilla
02OrquestadorIdentidad, roles, términos y decisiones
03ConocimientoFuentes, versiones, búsqueda y citas
04CandadosPermisos, privacidad y escalamiento
05SistemasRadicación, ERP, archivo y sectoriales
06EvidenciaRespuesta, aprobación y trazabilidad
Integraciones previstas
📨 Sistemas de radicación
🗄️ Gestión documental
💼 ERP financiero
📑 Plataformas contractuales
✉️ Correo institucional
🔏 Firma digital
👥 Directorio y roles
🌐 Portal ciudadano
📊 Analítica y BI
🪪 Identidad y acceso
🧩 APIs sectoriales
📱 Canales móviles
Opciones de despliegue
Nube ARISTA
Operación administrada bajo acuerdo de tratamiento, seguridad y niveles de servicio.
Nube privada
Infraestructura dedicada con controles y segmentación definidos para la entidad.
En la entidad
Componentes desplegados en infraestructura institucional cuando el alcance lo exige.
Híbrida
Datos sensibles permanecen localmente y servicios autorizados operan de forma integrada.
La arquitectura definitiva documenta residencia de datos, proveedores y subencargados, cifrado, autenticación, trazas, respaldo, recuperación, portabilidad y plan de salida.
🔒 Red Privada Institucional Federada — un servidor por entidad
Cada entidad puede operar su propio servidor —en sus instalaciones, nube privada o proveedor autorizado— y conservar localmente expedientes, conocimiento y datos sensibles. Todos los servidores autorizados se integran al Orquestador mediante una gran malla privada cifrada, siguiendo el principio operativo que ARISTA ya utiliza para conectar infraestructura crítica sin exponer innecesariamente accesos administrativos a Internet.
La red no convierte los servidores en una sola base de datos. Cada nodo conserva propietario, autonomía y políticas; el Orquestador coordina identidades, solicitudes y resultados mínimos autorizados.
RED PRIVADA DEL ORQUESTADORidentidad por servidor · cifrado entre nodos · políticas de acceso
Servidor · Entidad Adatos y conocimiento local
Servidor · Entidad Bnube privada institucional
Servidor · Controlconsulta evidencia autorizada
Nodo Orquestadorcoordina identidades y flujos
Conector de sistemas existentesintegra aplicaciones con o sin API
Conector de sistemas existentes — integrar sin obligar a reemplazar
Muchas entidades ya cuentan con sistemas de radicación, archivo, nómina, presupuesto, contratación, atención ciudadana o aplicaciones sectoriales que cumplen funciones críticas. El Orquestador no exige descartarlos. El conector crea una capa de interoperabilidad controlada para consultar información autorizada, enviar solicitudes, recibir estados o intercambiar documentos mediante el mecanismo técnicamente disponible en cada sistema.
🔌 APIs REST o GraphQL
🧩 Servicios SOAP institucionales
🗄️ Vistas de base de datos autorizadas
📄 Archivos CSV, Excel, XML o JSON
📨 Colas y eventos de integración
📁 Carpetas seguras de intercambio
⚙️ Procesos programados por lotes
🖥️ Automatización supervisada, cuando sea indispensable
Cómo se gobierna cada conexión
| Etapa | Qué se define | Protección institucional |
|---|---|---|
| 1. Inventario | Sistema, propietario, responsable técnico, datos disponibles y finalidad institucional. | No se conecta ninguna fuente sin identificar quién la administra y quién autoriza su uso. |
| 2. Contrato de integración | Operaciones permitidas, campos, frecuencia, ambiente, reglas de calidad y respuesta esperada. | El acceso se limita a lo estrictamente necesario para el proceso aprobado. |
| 3. Adaptador | API, servicio, vista controlada, archivo, evento o mecanismo compatible con el sistema existente. | Las credenciales y parámetros técnicos se administran de forma separada y protegida. |
| 4. Validación | Pruebas de datos, permisos, errores, tiempos de respuesta y comportamiento ante indisponibilidad. | La integración pasa por un ambiente de prueba antes de habilitarse en operación. |
| 5. Operación | Monitoreo, reintentos controlados, alertas, continuidad y responsables de soporte. | Una falla del conector no debe comprometer la operación principal de la entidad. |
| 6. Auditoría | Quién consultó, qué sistema respondió, cuándo ocurrió, con qué finalidad y cuál fue el resultado. | Cada intercambio conserva evidencia verificable sin exponer información ajena al caso. |
Principio de integración mínima: conectar un sistema no significa abrir toda su base de datos ni entregar su administración al Orquestador. Cada entidad conserva el control del sistema, define los permisos y puede suspender o revocar la conexión cuando lo requiera.
Autonomía físicaCada entidad conserva servidor, respaldo, datos y operación local.
Acceso negado por defectoSolo se habilitan servicios, entidades y campos expresamente aprobados.
Tráfico cifradoLa comunicación servidor a servidor viaja por túneles privados autenticados.
Revocación inmediataUn nodo, usuario o ruta puede desconectarse sin desmontar toda la red.
Datos en origenEl Orquestador consulta o recibe resultados mínimos; no exige copiar todas las bases.
Rutas auditablesCada consulta conserva finalidad, identidad, entidad, momento y resultado.
Continuidad localLa entidad define qué funciones siguen operando si pierde conexión con la malla.
Escala gradualNuevos servidores ingresan después de validación, registro y política de acceso.
Cómo entra un servidor a la red
RegistrarEntidad, propietario, ambiente y responsable.
IdentificarCredencial única del nodo y autenticación fuerte.
AutorizarServicios, rutas, campos y finalidades permitidas.
ConectarTúnel privado cifrado y nombre interno controlado.
ProbarAcceso permitido, acceso negado y continuidad.
MonitorearSalud, tráfico, consultas y anomalías.
AuditarIdentidad, finalidad, evidencia y periodo.
RevocarDesconexión inmediata sin afectar otros nodos.
| Capa | Responsabilidad de la entidad | Responsabilidad del Orquestador |
|---|---|---|
| Servidor | Custodia, respaldo, actualizaciones y continuidad local según el modelo contratado. | Verifica identidad y estado antes de utilizar el nodo. |
| Datos | Clasifica, autoriza y conserva la propiedad. | Solicita únicamente campos y resultados autorizados. |
| Red | Aprueba ingreso, responsables y ventanas de conexión. | Aplica cifrado, políticas, rutas y revocación. |
| Control | Define qué ente puede consultar qué evidencia. | Ejecuta la consulta mínima y registra cada acceso. |
Patrón aplicado por ARISTA
ARISTA utiliza actualmente el principio de red privada para comunicar infraestructura y servicios críticos. La propuesta pública escala ese patrón a múltiples entidades y servidores, sujeto a arquitectura aprobada, regulación, soberanía de datos y controles de cada institución.
"Una gran red privada, muchos servidores autónomos y un solo gobierno explícito de las conexiones."
🧭 Responsabilidades y gobierno de cada conexión
ARISTA administra la tecnología; la entidad conserva la autoridad sobre competencia, vigencia documental, datos y decisiones. La matriz se ajusta en el diagnóstico, pero parte de esta distribución:
| Actividad | ARISTA | Proceso | Jurídica | TIC | Control interno |
|---|---|---|---|---|---|
| Inventariar fuentes | Ejecuta | Aprueba | Consulta | Apoya | Consulta |
| Confirmar vigencia | Asiste | Valida | Confirma | — | Audita |
| Conectar sistemas | Implementa | Define necesidad | Revisa base | Autoriza | Verifica |
| Publicar conocimiento | Configura | Curador aprueba | Escala sensibles | Controla acceso | Audita |
| Automatizar respuestas | Configura | Propone | Autoriza marco | Valida control | Evalúa |
| Responder incidentes | Atiende tecnología | Atiende proceso | Define efectos | Coordina | Hace seguimiento |
Contrato de cada sinapsis institucional
PropósitoPara qué se conecta y qué resultado habilita.
Base y competenciaFundamento jurídico y autoridad responsable.
Datos permitidosCampos, clasificación y restricciones.
Propietario y consumidorQuién custodia y quién consulta.
VigenciaInicio, revisión, expiración y revocación.
EvidenciaUsuario, consulta, finalidad, resultado y momento.
"Una línea en el cerebro no es acceso total: es un contrato de cooperación mínimo, explícito, revocable y trazable."
⚠️ Riesgos y controles — gobernar también es saber detenerse
| Riesgo | Nivel inicial | Prevención | Detección y respuesta | Responsable principal |
|---|---|---|---|---|
| Fuente desactualizada | Alto | Vigencia, versión, propietario y fecha de revisión obligatorios. | Alerta de expiración; suspensión inmediata de la fuente. | Curador + jurídica |
| Respuesta incorrecta | Alto | Citas, pruebas, umbral de confianza y revisión humana por riesgo. | Muestreo, corrección, análisis causal y ajuste controlado. | Dueño del proceso |
| Exposición de datos | Alto | Mínimo privilegio, segmentación, anonimización y cifrado. | Alertas, bloqueo, protocolo de incidente y notificación aplicable. | TIC + responsable de datos |
| Acceso entre entidades | Alto | Contrato de sinapsis, finalidad y permisos por campo. | Registro de consulta, auditoría y revocación. | Propietario del dato |
| Automatización excesiva | Medio | Catálogo de decisiones humanas obligatorias y kill switch. | Escalamientos, devoluciones y suspensión del caso de uso. | Autoridad competente |
| Sesgo o trato desigual | Medio | Pruebas por población, lenguaje y canal; revisión de criterios. | Indicadores comparativos y revisión del modelo/regla. | Proceso + control interno |
| Indisponibilidad | Medio | Respaldo, redundancia y procedimiento manual de continuidad. | Monitoreo, recuperación y comunicación del incidente. | ARISTA + TIC |
| Dependencia del proveedor | Medio | APIs, exportaciones, documentación, respaldos y plan de salida. | Prueba periódica de portabilidad y recuperación. | TIC + contratación |
| Uso político indebido | Alto | Finalidades autorizadas, segregación, prohibiciones y trazabilidad. | Alertas de anomalía, auditoría y suspensión de accesos. | Dirección + control interno |
El nivel residual se determina después de revisar controles existentes, clasificación de información, arquitectura y caso de uso. Ninguna tabla comercial sustituye el análisis institucional de riesgos.
🔐 Seguridad y soberanía de datos
- La entidad conserva gobierno sobre su información. El despliegue, alojamiento, transferencias, proveedores y subencargados se documentan y se ajustan al análisis jurídico y de seguridad aplicable.
- Control humano por nivel de riesgo. La IA prepara y propone; las decisiones, actos y autorizaciones definidos por la entidad permanecen en servidores competentes.
- Accesos por rol y por dependencia: cada quien ve y toca solo lo suyo — con registro de cada acceso.
- Botón de pausa institucional: la autoridad puede suspender un actor o el sistema completo, al instante.
- Trazabilidad verificable: la línea de tiempo registra usuario, momento, estado y actuación. Firma digital, sellado de tiempo, retención y fuerza probatoria se implementan conforme al alcance y marco aplicable.
- Portabilidad definida: datos, expedientes e historial se entregan en formatos documentados; la propuesta técnica establece APIs, exportaciones, respaldo y plan de salida.
🧭
Gobierno de IAInventario de casos, responsables, niveles de riesgo, acciones permitidas y prohibidas.
🧪
Evaluación continuaPruebas de precisión, sesgos, seguridad, trazabilidad y calidad antes y después de cada cambio.
📦
Continuidad y salidaRespaldos, recuperación, portabilidad, documentación y responsabilidades frente a proveedores.
Referentes para el diseño detallado en Colombia: Ley 1755 de 2015 para modalidades y términos de petición; Ley 527 de 1999 para mensajes de datos y firma digital; Resolución MinTIC 1519 de 2020 para accesibilidad y estándares web de sujetos obligados; y CONPES 4144 de 2025 como política nacional de inteligencia artificial. La matriz normativa definitiva se valida con la oficina jurídica de cada entidad.
🗣️ Escenarios de resultado por tipo de entidad
Nota de transparencia: las voces siguientes son escenarios hipotéticos, no testimonios de clientes ni resultados obtenidos. Expresan objetivos que deberán validarse con línea base, metas y medición durante el piloto de cada entidad.
"Mi municipio tiene 12 funcionarios y recibíamos 400 peticiones al mes: vivíamos vencidos. Hoy la IA prepara, mi equipo firma, y cerramos el mes con cero peticiones fuera de término."
Alcalde · municipio de sexta categoría — 🏙️ Alcaldía
"Cada lunes veo en un tablero los compromisos de mis 15 secretarías: qué avanza, qué se atrasó y quién responde. El consejo de gobierno pasó de excusas a decisiones."
Gobernador · departamento intermedio — 🏛️ Gobernación
"La IA me cruza en horas la ejecución contractual que a un equipo le tomaba semanas. Los hallazgos salen con la evidencia organizada — y resisten cualquier controversia."
Contralor auxiliar · contraloría territorial — 🔍 Contraloría
"Los términos disciplinarios se me vigilaban a mano en una hoja de cálculo. Hoy el sistema me alerta antes del vencimiento y cada actuación queda firmada y fechada."
Procurador delegado · nivel central — ⚖️ Procuraduría
"El reloj procesal visible en cada carpeta cambió la seccional: sabemos qué se vence esta semana y la IA ya tiene el borrador listo para decisión del fiscal."
Fiscal seccional · seccional de ciudad capital — 🚔 Fiscalía
"En temporada de trámites la fila era la noticia. Con la primera línea IA y los tiempos medidos, la noticia ahora es que no hay fila."
Registrador delegado · oficina departamental — 🗳️ Registraduría
"Las autorizaciones que tomaban días salen en horas, y cada caso urgente escala solo. El comité de control interno pasó de reconstruir historias a leerlas."
Gerente · ESE de segundo nivel — 🏥 Hospital público
"Un certificado que tomaba dos semanas hoy tarda cuatro minutos. Y los proyectos de investigación se reportan solos a los entes que nos vigilan."
Rector · universidad regional — 🎓 Universidad pública
"Los acuerdos de pago del predial ya no dependen de la memoria de un funcionario: cada actuación queda soportada. El recaudo subió y las quejas bajaron."
Secretaria de Hacienda · ciudad intermedia — 💰 Secretaría de Hacienda
"Soy el único personero y antes era imposible responder todo. Hoy la IA me prepara, yo reviso y firmo — mi municipio tiene defensor de verdad."
Personero · municipio pequeño — 🧑⚖️ Personería
"Cada comparendo impugnado sale con su expediente completo: evidencia, norma y firma. Las demandas contra la secretaría cayeron a la mitad."
Director de tránsito · área metropolitana — 🚦 Movilidad
"Buscábamos hace años cómo pasar del papel a lo digital sin perder control. Esto es lo contrario: más velocidad Y más control. Es la arquitectura que el Estado necesitaba."
Asesor de transformación digital · entidad del orden nacional — 💻 Gobierno digital
🔄 Día 31: operación, soporte y crecimiento
El piloto no termina con una demostración. Si la entidad decide continuar, comienza un ciclo permanente de operación, curación, medición y ampliación gobernada.
Operación
Monitoreo de canales, colas, integraciones, términos, calidad y disponibilidad.
Conocimiento
Altas, versiones, derogaciones, revisión de citas y comité de curaduría.
Seguridad
Accesos, alertas, incidentes, respaldos, recuperación y revisión de sinapsis.
Mejora
Indicadores mensuales, nuevas necesidades y construcciones gobernadas por prioridad.
Cadencia de gobierno posterior
| Cadencia | Actividad | Resultado |
|---|---|---|
| Diaria | Monitoreo, revisión de escalados, fuentes fallidas y términos críticos. | Operación controlada y alertas atendidas. |
| Semanal | Curaduría, muestra de calidad, incidentes y cambios pendientes. | Conocimiento vigente y plan de corrección. |
| Mensual | Comité de indicadores, riesgos, costos, uso y nuevas capacidades. | Informe ejecutivo y prioridades aprobadas. |
| Trimestral | Revisión de arquitectura, accesos, portabilidad, continuidad y valor público. | Decisión de escala, ajuste o retiro. |
Ruta de crecimiento
1 · Piloto
Una dependencia y 5–10 trámites.
2 · Entidad conectada
Varias dependencias, canales y sistemas.
3 · Territorio inteligente
Alcaldía o gobernación con gobierno común.
4 · Red federada
Cooperación autorizada entre entidades.
5 · Control inteligente
Rutas de evidencia y auditoría por competencia.
Cada fase requiere aprobación propia. Escalar no significa habilitar automáticamente más datos, entidades o decisiones.
📑 Ruta de contratación — qué se compra y cómo se acepta
La propuesta técnica separa producto disponible, parametrización, integración, desarrollo específico, infraestructura y operación. Esta separación permite comparar alcance, costos y responsabilidades sin presentar evoluciones como componentes terminados.
Documentos de entrada
- Diagnóstico y línea base certificados por la entidad.
- Alcance funcional y exclusiones.
- Inventario de fuentes y sistemas.
- Matriz jurídica y clasificación de información.
- Arquitectura y opción de despliegue.
- Matriz de riesgos y tratamiento.
- RACI, niveles de servicio y soporte.
Entregables contractuales
- Mapa del proceso y conocimiento aprobado.
- Configuración, integraciones y ambientes.
- Pruebas funcionales, seguridad y privacidad.
- Capacitación y manuales por rol.
- Operación controlada y reporte de incidentes.
- Informe antes/después del piloto.
- Exportación, respaldo y plan de salida.
Criterios mínimos de aceptación
FuncionalidadCasos de prueba aprobados y flujo completo por rol.
ConocimientoFuentes vigentes, citadas y aprobadas por curador.
SeguridadAccesos, trazas, respaldo e incidentes verificados.
InteroperabilidadConsultas y errores probados con sistemas autorizados.
RendimientoVolumen y tiempos acordados en el anexo técnico.
MediciónLínea base y resultados calculados con la misma metodología.
AccesibilidadCanales y experiencia verificados según alcance aplicable.
PortabilidadExportación y recuperación demostradas.
CierrePendientes, responsables y decisión de escala documentados.
Clasificación comercial honesta
| Clasificación | Qué significa | Cómo se acredita |
|---|---|---|
| Operativo | Capacidad existente que puede demostrarse. | Demostración y evidencia técnica. |
| Parametrizable | Motor existente que requiere reglas y conocimiento de la entidad. | Configuración aceptada y pruebas. |
| Integración | Conexión con un sistema o proveedor institucional. | Prueba de extremo a extremo. |
| Evolución | Componente por construir o ampliar. | Hitos, criterios y aceptación específica. |
| Simulación | Representación visual de la experiencia esperada. | Se identifica expresamente; no se vende como terminada. |
"La entidad debe saber qué recibe el primer día, qué se configura con su conocimiento, qué se integra y qué se construye."
🗓️ Implantación gobernada en cuatro semanas
El piloto recomendado se concentra en un proceso de alto volumen y resultado visible, como PQRSD o derechos de petición. No sustituye de inmediato los sistemas misionales: se conecta de forma controlada, mide una línea base y prueba el ciclo con usuarios reales autorizados.
S1
Inventario, lectura y gobierno. Manuales de funciones y procedimientos, mapa del proceso, modalidades y términos; responsables; matriz de decisiones; fuentes documentales; datos permitidos; riesgos y línea base. Entregable: mapa funcional y documental validado.
S2
Estructuración, carga y conexión. Extracción de competencias y reglas, control de vigencia, biblioteca oficial, datos vivos, roles, calendario, candados, canales y ambiente de pruebas. Entregable: base inicial aprobada por el curador y solución lista para pruebas.
S3
Pruebas y formación. Casos históricos difíciles, pruebas de privacidad y escalamiento, ajuste de respuestas, simulacro completo y formación por rol trabajando sobre casos. Entregable: acta de pruebas y pendientes.
S4
Salida controlada y medición. Operación monitoreada, curación diaria, briefing de dirección, mesa de seguimiento y comparación contra la línea base. Entregable: informe ejecutivo para decidir continuidad y escala.
Indicadores acordados antes de comenzar
Cumplimiento de términosCasos dentro del término aplicable y alertas atendidas.
Tiempo de cicloRadicación, clasificación, primera revisión, decisión y cierre.
Calidad de respuestaCorrecciones humanas, devoluciones, completitud y fuentes utilizadas.
Carga operativaMinutos humanos por caso y volumen atendido por dependencia.
Escalamiento correctoCasos que la IA derivó oportunamente por riesgo o competencia.
Experiencia ciudadanaConsultas de estado, claridad percibida y satisfacción del canal.
Condiciones de éxito: dueño del proceso, equipo disponible, documentación vigente, acceso autorizado a fuentes, ambiente técnico y aprobación jurídica/de seguridad. Si una dependencia no está lista, se deja fuera del piloto sin afectar el resto.
🤝 El siguiente paso — piloto y cotización orientativa
No proponemos una transformación total de entrada: proponemos una prueba gobernada, del tamaño de una decisión administrativa sencilla:
1
Elija una entidad y un proceso — recomendamos PQRSD o derechos de petición: el dolor más universal y el resultado más visible.
2
30 días de piloto con su equipo real: sus servidores en los tres roles, sus casos reales, sus términos de ley.
3
Medición verificable de resultados: tiempos antes vs. después, términos cumplidos, calidad de respuesta y resumen de trazabilidad — para que la decisión de escalar se tome con evidencia, no con presentaciones.
Inversión: se define por volumen, canales, integraciones, capacidades activadas, despliegue y soporte. La cotización separa diagnóstico, configuración, integración, desarrollo específico, infraestructura y operación para que la entidad conozca qué está adquiriendo.
Cotizador preliminar de alcance
Seleccione el punto de partida. El resultado no fija precio ni reemplaza una propuesta contractual; prepara un alcance comparable para la reunión técnica.
El ciudadano ya no compara a su entidad con otra entidad.
La compara con la mejor experiencia digital que conoce.
Demos el primer paso: una entidad, un proceso, 30 días — y los resultados hablan.
ARISTA Software S.A.S. · aristasoftware.com · gggarista@gmail.com
Documento apolítico y de carácter comercial: describe beneficios funcionales del modelo. Los detalles de diseño e implementación son propiedad intelectual de ARISTA Software S.A.S.
📅 Reunión técnica institucional — comenzar por un proceso verificable
ENTRADA RECOMENDADA
Un piloto delimitado antes de una transformación amplia
La entidad selecciona una dependencia, un proceso y las fuentes autorizadas. ARISTA presenta el modelo técnico, identifica condiciones de seguridad y propone un piloto con entregables, responsables e indicadores definidos.
Reunión de 25 minutos
Participantes sugeridos: líder del proceso, tecnología, planeación y, cuando corresponda, jurídica o control interno.
La conversación inicial no compromete contratación, precio ni acceso a información institucional.
Seleccione el problema con el que desea comenzar
1 · Reunión técnicaNecesidad, proceso y responsables.
2 · DiagnósticoFuentes, riesgos e integraciones.
3 · Piloto gobernado30 días con casos autorizados.
4 · Decisión informadaResultados, continuidad y escala.