01
Documentos dispersos en carpetas, correos e intranets.
El diagnóstico inicial confirma volumen, responsables, fuentes y restricciones antes de configurar la solución.
Alcance acotadoUn proceso, dependencia y conjunto inicial de fuentes.
Fuentes aprobadasEl conocimiento no se incorpora sin propietario y vigencia.
Decisión humanaLa IA asiste; la competencia institucional no se delega.
Evidencia de usoCada consulta y resultado conserva trazabilidad.
El problema operativo
Lo que este piloto busca corregir
02
Versiones contradictorias sin propietario visible.
El diagnóstico inicial confirma volumen, responsables, fuentes y restricciones antes de configurar la solución.
03
Curvas de aprendizaje largas para servidores nuevos.
El diagnóstico inicial confirma volumen, responsables, fuentes y restricciones antes de configurar la solución.
Flujo propuesto
Cómo se convierte en operación institucional
Inventario de fuentesManual de funciones, procedimientos, normograma, formatos, preguntas y sistemas autorizados.
Clasificación y propiedadCada contenido recibe entidad, dependencia, proceso, vigencia, responsable y permiso.
Validación expertaLos dueños del proceso corrigen, aprueban o retiran conocimiento antes de publicarlo.
Consulta con evidenciaLa IA responde, cita la fuente y declara cuando no tiene soporte suficiente.
Mejora continuaLas preguntas no resueltas alimentan una bandeja de actualización y aprobación.
Resultado del piloto
Entregables que la entidad puede revisar
La demostración se realiza con usuarios reales autorizados y se cierra con evidencia, brechas y una decisión informada sobre el alcance siguiente.
ENTREGABLE
Base inicial gobernada
Fuentes priorizadas, depuradas y asociadas con responsables.
ENTREGABLE
Asistente institucional
Búsqueda y respuestas con citas, permisos y registro de uso.
ENTREGABLE
Panel de brechas
Preguntas sin respuesta, documentos vencidos y contradicciones.
Gobierno y garantías
La utilidad no puede sacrificar competencia ni control
✓
Respuesta con fuenteNo presenta como hecho institucional algo que no pueda respaldar.
✓
Separación por rolUn ciudadano, un servidor y un auditor no reciben la misma información.
✓
Vigencia visibleCada documento conserva fecha, versión y responsable de actualización.
✓
Escalamiento humanoLas consultas jurídicas, sensibles o ambiguas llegan al dueño competente.
“La IA consulta, prepara, relaciona y alerta. El servidor público competente revisa, decide, autoriza y firma.”
| Fase | Criterio de salida |
|---|---|
| Preparación | Fuentes y responsables aprobados. |
| Configuración | Permisos, reglas y casos de prueba validados. |
| Operación | Usuarios autorizados y trazabilidad activa. |
| Cierre | Resultados, brechas y recomendación documentada. |
Siguiente paso
Prepare una conversación técnica de 45 minutos
Conviene participar con el dueño del proceso, tecnología, jurídica o control interno según el piloto. La reunión identifica un caso viable sin comprometer una contratación.